Wo auch immer Prozesse stattfinden, die einen nachvollziehbaren Fußabdruck in der Unternehmens-IT hinterlassen, ist wahrscheinlich deren Optimierung möglich. Um die Daten aus den Prozessen zu analysieren und so die Grundlage für eine echte Wertschöpfung durch Restrukturierung zu schaffen, setzen Firmen immer häufiger das sogenannte Process Mining ein. Der Ansatz lohnt sich, weil die Daten die tatsächlichen Prozesse in allen erwünschten und unerwünschten Varianten aufdecken. Diese Erfahrung von Signavio bestätigt auch eine aktuelle Studie von Deloitte. Die folgenden fünf Fakten über das Process Mining sind somit sprichwörtlich Gold wert.
1. Process Mining öffnet die Augen
Bevor Unternehmen mit der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse beginnen können, müssen sie erst einmal wissen, welche überhaupt Potenzial bieten. Process Mining kann die vorhandenen Daten zu sämtlichen Geschäftsabläufen visualisieren. Dieser Augenöffner führt unmittelbar zum nächsten Schritt: der Beurteilung der Prozesse.
Ein entscheidender Vorteil des Process Mining gegenüber der rein subjektiven Einschätzung von Mitarbeitern zur Prozessqualität ist dessen objektivere Beurteilung. Einem Mitarbeiter mag beispielsweise der Workaround innerhalb eines Prozesses, auf den er sporadisch zurückgreift, insignifikant vorkommen. Innerhalb des gesamten Prozesses kann er allerdings weit grössere – und kostspielige – Konsequenzen haben. Durch Process Mining ist das Unternehmen in der Lage, einen neuen Prozess zu definieren, der Workarounds unnötig macht.
2. Process Mining optimiert Prozesse holistisch
Process Mining ist ein holistischer Ansatz, der alle Abteilungen und Teams des Unternehmens einbindet und deren Prozesse in Abhängigkeit voneinander abbildet. Doch nicht nur die Offenlegung der Geschäftsprozesse ist holistisch angelegt, auch deren Optimierung findet gemeinschaftlich statt. Die Transformation in einem Unternehmen sollte immer den Menschen im Fokus haben. Daher ist für den Erfolg einer Prozessoptimierung die Kollaboration aller an diesen Abläufen Beteiligten notwendig. Zahlen und Daten sind wertvolle Anhaltspunkte für Veränderungen, aber Empathie ist oft genauso wichtig wie die Analyse, um für die angestrebten Optimierungen auch alle an Bord zu haben.
3. Process Mining untermauert menschliche Intuition
Unternehmen wissen häufig nicht ganz genau, welche Prozesse Probleme bereiten, bevor sie mit Process Mining beginnen. In manchen Fällen haben erfahrene Kollegen ein Bauchgefühl, dass ihnen sagt, die Prozesse fühlen sich „irgendwie falsch“ an. Das genügt oft schon als Hinweis, dass wirklich etwas im Argen liegt. Process Mining hilft dabei, diesen Gefühlen entsprechende Daten zugrunde zu legen, und kann daher Intuitionen der Mitarbeiter auf Basis von nachvollziehbaren Daten visualisieren.
4. Process Mining fördert die Dynamik
Optimierungen sind nicht selten ein gefährliches Spiel, wenn es um Prozesse geht. Der holistische Ansatz kann gewisse Risiken senken, aber gerade tiefgreifende Änderungen in geschäftskritischen Abläufen wollen viele Unternehmen erst einmal simulieren und testen. Process Mining in Kombination mit einem Process Modeling Tool erfüllt diesen Wunsch. Die Erkenntnisse des Process Mining können die Verantwortlichen in einer abgesicherten Umgebung ausprobieren und die Auswirkungen auf den gesamten Prozess einsehen.
5. Process Mining ebnet den Weg in die Zukunft
Process Mining legt die Details offen, die Unternehmen für Innovationen nutzen können. Egal ob es um neue Geschäftsmodelle, digitale Produkte oder Wege zur Zusammenarbeit geht: Basierend auf den durch Process Mining offengelegten Datenschätzen können Unternehmen die eigene Digitale Transformation vorantreiben. Durch den Weg der kontinuierlichen Optimierung wird das Mindset der Mitarbeiter auch für grössere Änderungen – etwa in Sachen Company Culture – geöffnet.
„Sich zu sehr auf interne Prozesse zu konzentrieren, kann eine Digitale Transformation hemmen“, warnt Gerrit de Veer, Senior Vice President MEE bei Signavio. „Daher ist es wichtig, dass Unternehmen auch immer für neue Ideen ihrer Kunden und aus einem ausgesuchten Kreis marktrelevanter externer Quellen offen sind.“
